管理最重要的資源：時間

中國粉體網(wǎng) 2010-06-29 點擊：3741次

“大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人都知道必須審慎規(guī)劃預(yù)算,，卻很少領(lǐng)導(dǎo)人用同樣審慎的態(tài)度,，來運(yùn)用自己最珍貴的資源：時間。”管理顧問席曼（Patricia Seemann）在星球顧問公司（Sphere Advisors）期刊上發(fā)出這樣的感慨,。

    的確,，對企業(yè)來說，資金,、技術(shù),、人員，幾乎每一項資源都可以失而復(fù)得,，可以補(bǔ)充,，可以擴(kuò)增，唯獨(dú)時間不能,。公司浪費(fèi)掉的每一秒都永遠(yuǎn)消逝,，就算萬能之神也無法多給你一秒鐘。特別是高階主管的時間和精力,，可以說是公司的策略性資產(chǎn),。

    然而，大多數(shù)高階主管在時間方面的管理,，卻幾乎失控,。他們被一個又一個的例行會議占滿，忙著解決眼前一個有一個的問題,。

    當(dāng)談到時間管理,，很多領(lǐng)導(dǎo)人會說，他們之所以無法做好,，是因為每一天都有太多的意外事件。沒錯,，領(lǐng)導(dǎo)人很少有例行的工作,，因為絕大多數(shù)例行工作都有其它人員負(fù)責(zé),，降臨到領(lǐng)導(dǎo)人辦公桌上的,，大多是不尋常或重要的事務(wù),。但也正因如此,，規(guī)劃才更顯得重要,。妥善規(guī)劃自己的時間，是高階主管證明自己管理能力的第一步,。

    捍衛(wèi)自己的思考時間

    要謹(jǐn)慎運(yùn)用公司的這項策略性資產(chǎn)：時間，席曼指出,，首先，高階主管必須為自己忙碌的行程中,，規(guī)劃出一段優(yōu)質(zhì)的思考時間，并且堅持“捍衛(wèi)”這段時間,。為了做出明智決策,，高階主管的思考時間絕對不是奢侈品,，而是必需品,。定期規(guī)劃出一段思考時間，也許是獨(dú)處,，也許是和少數(shù)幾位朋友,、同仁或者顧問,，共同思考與反省一些長期的課題。這樣的省思時間,，對于公司的未來會帶來很正面的影響,。

    奇異公司前CEO威爾許說,，他把三分之二的時間花在和人相關(guān)的課題。事實上,，高階主管的時間花在哪里，等于告訴全公司,，他認(rèn)為最重要的事情是什么。

    員工的眼睛是雪亮的，不論公司的正式文件或規(guī)章上說公司的優(yōu)先要務(wù)為何,，他們會看領(lǐng)導(dǎo)人的行為,，來研判他認(rèn)為最重要的事情,。他們看你把時間用于什么事務(wù),，來研判你實際重視的事,；他們看你花時間在誰身上，來研判誰對你有影響力。因此,，高階主管如何花時間,，除了實質(zhì)的意義之外,，還有很大的象征意義,，遠(yuǎn)比他自己想象的還要重要。

    要妥善管理自己的時間,，高階主管可以這樣做：

    ■計算你一年有多少工作時數(shù),。

    ■根據(jù)公司策略所需執(zhí)行的優(yōu)先要務(wù)，安排你的時間使用優(yōu)先順序。別忘了考量社交及你個人的需要和希望,。

    ■大致對每一項優(yōu)先要務(wù)分配時間比例（%）,。

    ■定出不能安排工作的個人活動固定時段（例如家庭時間,、運(yùn)動時間）,。

    ■留下約20%的時間，用來彈性用于應(yīng)付一些短期事務(wù),，或思考問題與決策,。

    ■每季重新檢視這份時間分配表，特別注意重要事務(wù)和個人時間的規(guī)劃。

    ■每月檢查并進(jìn)行活動的微調(diào),。

    ■在每周的一開始,，檢視你的議程,，看看是否合乎大目標(biāo),。

    重視會議的品質(zhì)

    對很多高階主管來說,，占掉他們最多時間的，就是會議，因此會議的品質(zhì)非常重要,。為了使會議有效率而不致浪費(fèi)時間,，在重要決策的會議前,，高階主管必須先思考這個會議的性質(zhì),，以及對會議的期望是什么：這場會議的性質(zhì)是要對決策進(jìn)行討論、要敲定決策,，抑或要說明及執(zhí)行一項已經(jīng)敲定的決策,？會議的性質(zhì)決定你該如何管理會議的流程與走向，而會議的流程與走向?qū)⒂绊懪c會同仁的行為,。

    此外,，高階主管要善用自己和整個公司的時間，準(zhǔn)時是非常重要的一個關(guān)鍵,。要做到準(zhǔn)時,，不需要什么偉大的科技，需要的是高階主管的紀(jì)律,。高階主管準(zhǔn)時出席會議或活動,，是尊重他人的象征，準(zhǔn)時也等于向員工發(fā)出訊息：公司重視效率和紀(jì)律,，也尊重他們的時間,。

    舉例來說，準(zhǔn)時開始會議很重要,，準(zhǔn)時結(jié)束會議也很重要,。領(lǐng)導(dǎo)人若經(jīng)常延長會議，同仁通常會在原訂會議結(jié)束時間后,，多預(yù)留一個小時,，不安排任何事務(wù)。倘若會議準(zhǔn)時結(jié)束,，或延長時間不到一小時,，這些預(yù)留的時間往往就被浪費(fèi)了。此外,，若領(lǐng)導(dǎo)人總是隨意延長會議,，大家就不會在會議前做好充足準(zhǔn)備，會議的進(jìn)行也會變得沒有效率,。

    總結(jié)來說,，高階主管的時間和精力是最珍貴的資源，如果沒有事先規(guī)劃,，嚴(yán)格管理,，各種事務(wù)和瑣事會立即侵入，占滿管理團(tuán)隊的時間。對公司來說,，同樣的一年很快就會過去,，差別就在于，究竟你的公司是有效率地朝向目標(biāo)前進(jìn),，還是散漫地執(zhí)行了各種無關(guān)緊要的小專案,，但目標(biāo)卻顯得如此遙不可及。（作者：龔明勇）